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¿Es Docuware para tu empresa?

Docuware es para ti si:

  • Manejas alto volumen de facturas, contratos u órdenes de compra
  • Una auditoría, multa o incumplimiento normativo tendría un costo real para tu empresa
  • Ya intentaste resolverlo con Excel, correos o un ECM genérico y no fue suficiente
  • Necesitas que el sistema se adapte a tus reglas de negocio, no al revés
Docuware

Los síntomas de una gestión documental sin control

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Falta de trazabilidad completa
  • No existe registro estructurado de quién hizo qué, cuándo y bajo qué condición. Ante una auditoría, la evidencia se reconstruye manualmente.

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Exposición a riesgo normativo
  • Los procesos no están alineados a reglas formales, tiempos definidos ni controles automáticos, lo que genera incumplimientos silenciosos.

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Reprocesos invisibles
  • Las devoluciones, ajustes y retrabajos no se miden ni se documentan, afectando tiempos, costos y productividad sin que la organización lo cuantifique.

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Dependencia de personas clave
  • El proceso vive en la memoria de ciertos colaboradores. Si alguien se ausenta o rota, el flujo se detiene o pierde consistencia.

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Falta de visibilidad en tiempo real
  • No hay indicadores claros sobre el estado del proceso, cuellos de botella o tiempos de ciclo, lo que impide tomar decisiones con datos.

Todos los documentos bajo control: de forma rápida, intuitiva y sin preocupaciones

Se acabó el caos de papeles y datos
Gestión documental con Búsqueda flexible
Procesos sin demora
Software de gestión documental intuitivo 
Flexibilidad de integración con ERPs y CRMs
Archivado seguro y conforme a las leyes

Archiva

 Con independencia de si son documentos empresariales entrantes o salientes: en DocuWare, se captan de forma centralizada, se enriquecen con metadatos y se vinculan a la información relacionada. Las funciones automatizadas de importación y captura de datos garantizan una disponibilidad y productividad inmediatas. 

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Encuentra

 Ya sea mediante búsqueda de texto completo, filtros específicos o vista de archivos: DocuWare muestra todos los documentos de un proyecto, cliente, proveedor, plazo o transacción comercial con sólo pulsar un botón y permite su visualización inmediata, independientemente del tamaño y formato del archivo. 

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Automatiza

 Utiliza flujos de trabajo y formularios personalizables de forma flexible para controlar eficazmente los procesos basados en la gestión de documentos, supervisar los plazos, disminuir el tiempo de respuesta y realizar un seguimiento de los pasos de procesamiento en cualquier momento, desde la aprobación de facturas hasta la renovación de contratos. 

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Edita 

Añade notas, tu firma y sellos a los documentos o marca detalles importantes sin modificar el original. Además, puedes abrir los documentos en el programa original y editarlos como de costumbre. El control de versiones automático y el historial de documentos aportan la transparencia que buscas.
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Integra

 Integra DocuWare en aplicaciones y sistemas empresariales clave como Microsoft Teams, Outlook, tu ERP o CRM para almacenar y acceder sin problemas a los documentos y automatizar los flujos de trabajo. Esto ahorra constantes cambios de programa, garantiza datos sincronizados y aumenta la eficiencia en todas las áreas. 

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Protege

 Los documentos bien organizados facilitan el cumplimiento de las directrices de conservación y garantizan una buena preparación para poder facilitar información en cualquier momento. La rigurosa estructura de los permisos, el registro seguro, los procesos claramente regulados y las entradas inalterables del sistema protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de los documentos. 

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Casos de uso reales

Descubre de primera mano cómo DocuWare puede revolucionar las operaciones de los clientes, ahorrar costes e impulsar tu negocio a nuevos niveles.

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CXP
Con orden de compra

¿Se siente perdido en el papeleo y no puede realizar un seguimiento de los pedidos con entregas y facturas?

Ver caso de uso
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Sin orden de compra

¿Cansado de los pagos atrasados y los plazos incumplidos debido al caos de las facturas?

Ver caso de uso
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iA
Gestión documental

¿Siempre ha soñado con que una IA le ayude con la gestión de documentos?

Ver caso de uso
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Gestión
De contratos

¿Tiene problemas con errores en los contratos y retrasos en las aprobaciones?

Ver caso de uso
CALCULADORA ROI DOCUWARE-INSERCOP
Calculadora Docuware

¿Cuánto te ahorraría implementar DocuWare en tu operación?Texto:

No te lo digamos nosotros — calcúlalo tú mismo. En 3 minutos, con los datos reales de tu equipo, separa lo que sería ahorro directo de lo que es capacidad que tú decides cómo usar. Sin promesas genéricas. 

Calcular mi ahorro con DocuWare
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¿Cuánto tiempo toma implementar Docuware?

Depende del alcance, pero al partir de flujos de trabajo ya construidos para los procesos más comunes, la implementación es considerablemente más rápida que un desarrollo ECM a medida desde cero. 

¿Cómo se mide el retorno de la inversión?

Desde el diagnóstico inicial definimos indicadores concretos — tiempo de aprobación, reducción de reprocesos, costos operativos evitados — y los medimos antes y después de la implementación. Así puedes mostrarle a tu equipo y a tu junta cifras reales, no promesas.  Calcular mi ROI

¿Docuware funciona en la nube o requiere servidores propios?

Ambos modelos están disponibles con las mismas funciones — la elección depende de la infraestructura y política de TI de tu empresa. 

¿Qué tamaño de empresa necesita Docuware?

Está diseñado para empresas medianas y grandes con procesos de alto volumen y necesidades de cumplimiento normativo. Si tu necesidad es más puntual, revisa si Gladtolink se ajusta mejor.

¿Docuware cumple con normativas de protección de datos?

Sí, cuenta con certificaciones internacionales incluyendo GDPR, HIPAA y SOC 2 Type 2, entre otras. 

¿Puedo integrar Docuware con mi ERP o CRM actual?

 Sí, cuenta con más de 500 integraciones disponibles con sistemas de terceros. 

¿Docuware cumple con la normativa colombiana de gestión documental (AGN)?

Docuware no cuenta con una certificación específica emitida por el Archivo General de la Nación, pero su arquitectura permite configurar los elementos que exige: tablas de retención documental, control de acceso y trazabilidad completa, e integridad y autenticidad de los documentos electrónicos. En Insercop diseñamos la implementación para que se ajuste a tu Programa de Gestión Documental (PGD) y a las Tablas de Retención Documental (TRD) definidas por tu empresa, alineadas con los lineamientos del AGN. 

¿Listo para diseñar tu sistema?

Cada implementación de Docuware empieza con un diagnóstico de tu operación actual — no con una demo genérica. En 30 minutos identificamos dónde está el mayor riesgo en tus procesos y qué tan rápido puedes empezar a resolverlo.

Agendar diagnóstico estratégico